Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die über diese Website erhobenen personenbezogenen Daten ist HYDRATERM (Kraków, Małopolska, Polen).

• E-Mail: info@hydraterm.com
• Telefon / WhatsApp: +48 516 488 829

Bei allen Fragen und Anträgen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie uns über diese Kanäle erreichen.

2. Welche Daten erheben wir?

• Angebots- und Kontaktformular: Vor- und Nachname, Telefon, E-Mail, Stadt / Postleitzahl, Gebäudetyp und Fläche, Art der Anfrage, bei Serviceanfragen Gerätemarke / Modell und Angaben zur Störung, Beschreibung Ihres Bedarfs, bevorzugter Kontaktweg und Ihre freiwillige Einwilligung in Wartungserinnerungen.
• Kundenkonto (Mein Konto): Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse, Passwort (nur in geschützter Form gespeichert), Anfragen, Nachrichten, hochgeladene Fotos, Videos, PDF-Dateien und Pläne sowie vorgeschlagene und bestätigte Termine.
• Geräte- und Serviceaufzeichnungen: von HYDRATERM für Sie erfasste Geräte- und Anlagendaten (Typ, Marke, Modell, Seriennummer, Installationsort), Serviceberichte, Messwerte, verwendete Teile, Fotos und Wartungstermine. Diese Aufzeichnungen sind nur in Ihrem Konto und für HYDRATERM sichtbar. Interne Notizen von HYDRATERM werden Ihnen nicht angezeigt.
• Auswahlassistenten: eingegebene Gebäudedaten wie Fläche, Dämmung und Fenstertyp werden für die Berechnung ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet. Ohne Betätigung von „Ergebnis senden“ oder „WhatsApp“ werden diese Angaben nicht an uns übermittelt.
• Per E-Mail oder WhatsApp übermittelte Inhalte: Nachrichten, Fotos, Pläne und Dokumente.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browserinformationen, Besuchszeit und notwendige Cookies.

Die Datenangabe ist freiwillig. Ohne Namen und mindestens eine Kontaktmöglichkeit können wir Ihre Anfrage jedoch nicht beantworten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Beantwortung Ihrer Anfrage, Planung einer Besichtigung und Angebotserstellung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO: vorvertragliche Maßnahmen).
• Durchführung von Installation, Service und Wartung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b).
• Gesetzliche Pflichten, etwa Buchführungs- und Steuerunterlagen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c).
• Website-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung und Schutz vor Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f: berechtigte Interessen).
• Versand regelmäßiger Wartungserinnerungen per E-Mail, wenn Sie dies im Formular gesondert ausgewählt haben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a: Einwilligung sowie die nach polnischem Recht der elektronischen Kommunikation erforderliche vorherige Erlaubnis). Die Einwilligung ist freiwillig, beeinflusst die Angebotserstellung nicht und kann jederzeit widerrufen werden. Datum und Version des Einwilligungstextes werden dokumentiert. Wir versenden keine Erinnerungen per SMS oder WhatsApp und verwenden diese Einwilligung nicht für Werbung oder Aktionen.

Automatisierte Vorberechnung

Die Auswahlassistenten erstellen anhand Ihrer Eingaben im Browser automatisch eine vorläufige Schätzung von Leistung und Kosten. Das Ergebnis dient ausschließlich der Information. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie getroffen und kein Profiling durchgeführt.

4. Fotos und Projektbilder

Übermittelte Fotos verwenden wir ausschließlich zur Beurteilung der vorhandenen Anlage und zur Angebotserstellung. Bevor nach der Ausführung aufgenommene Fotos als Referenzen veröffentlicht werden, werden Merkmale unkenntlich gemacht, durch die Personen, Adressen oder Kennzeichen erkennbar sind. Bilder privater Wohnräume werden nicht ohne Ihre Zustimmung veröffentlicht.

5. Fernzugriff und intelligente Steuerung

Auf Ihren Wunsch können wir für Installation oder Service über eine Herstelleranwendung, beispielsweise myVAILLANT oder Lambda Smart Control, Zugriff auf Ihre Wärmepumpe, Klimaanlage oder Ihren Heizkessel erhalten. Wir nutzen ihn nur zur Inbetriebnahme, Einstellung und Fehlerdiagnose. Auf Ihren Wunsch entfernen wir die Berechtigung; alternativ können Sie sie selbst in der Anwendung widerrufen. Für die dortigen Daten gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Herstellers.

6. An wen geben wir Daten weiter?

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Eine Weitergabe erfolgt nur im für die Leistung erforderlichen Umfang an:

• Unsere Website-Hosting- und E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter.
• WhatsApp (Meta Platforms): Bei Kontakt über WhatsApp unterliegt Ihre Nachricht den eigenen Bedingungen von WhatsApp.
• Google-Bewertungen: Die auf der Startseite angezeigte Google-Bewertung und Rezensionen werden von unserem Server bei Google abgerufen. Beim Seitenbesuch verbindet sich Ihr Browser nicht mit Google. Über „Alle Bewertungen ansehen“ oder „Bewertung schreiben“ öffnen Sie Google; dort gelten dessen Datenschutzbedingungen.
• Gerätehersteller oder autorisierte Serviceanbieter, soweit für den Auftrag erforderlich, etwa bei Garantieregistrierung und Inbetriebnahme.
• Zuständige Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

7. Übermittlungen außerhalb der EU

Wir selbst übermitteln über Formulare oder E-Mail erhaltene Daten nicht an Empfänger außerhalb der EU. Die Schriftarten der Website werden von unserem eigenen Server geladen; beim Öffnen der Seite wird keine Verbindung zu Dritten wie Google aufgebaut. Wenn Sie WhatsApp wählen, verarbeitet Meta Ihre Nachricht. Es gelten dann Metas eigene Datenschutzbedingungen und Übermittlungsgarantien. Informationen zum Serverstandort unseres Hosting- und E-Mail-Anbieters erhalten Sie auf Anfrage.

8. Speicherdauer

• Angebotsanfragen, die nicht zu einem Vertrag führen: höchstens 12 Monate.
• Kundenkonto: bis zu Ihrer Löschung. Sie können Ihr Konto jederzeit unter „Mein Konto → Mein Profil“ löschen. Gleichzeitig werden Ihre Anfragen, Nachrichten, Geräteaufzeichnungen, Serviceberichte und sämtliche Dateien auf der Website sofort gelöscht. Gewünschte Berichte können Sie vorher über „Als PDF speichern“ herunterladen. Konten, deren E-Mail-Adresse nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt wird, werden automatisch gelöscht.
• Nach Kontolöschung aufbewahrte Unterlagen: Wurden Arbeiten für Sie ausgeführt, bewahren wir Rechnungen und Vertragsunterlagen in unserer Buchführung statt auf der Website auf, nur für die genannten gesetzlichen Fristen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zum Schutz vor möglichen Rechtsansprüchen. Verbleibende Kopien in Serversicherungen werden im regelmäßigen Erneuerungszyklus der Sicherungen gelöscht und währenddessen nicht anderweitig genutzt.
• In der Angebots- und Anfragephase hochgeladene Dateien: automatische Löschung 12 Monate nach Abschluss oder Stornierung der Anfrage.
• Servicehistorie mit Geräteaufzeichnungen, Serviceberichten und zugehörigen Fotos und Dokumenten: 5 Jahre ab der letzten Leistung für das Gerät, anschließend automatische Löschung. Zweck ist die Nachverfolgung Ihrer Wartungs- und Reparaturhistorie.
• Speicherort der Dateien: nicht öffentlich zugänglicher Ordner auf unserem Server, ausschließlich für Sie und HYDRATERM zugänglich.
• Terminmitteilungen und Erinnerungen: Terminbestätigungen und die Erinnerung 1 Tag vor dem Termin werden als Bestandteil der Leistung per E-Mail versandt.
• Vertrags-, Service- und Garantieunterlagen: für die Vertragslaufzeit und die Garantie- beziehungsweise Anspruchsfrist.
• Rechnungen und Buchführungsunterlagen: nach polnischem Steuerrecht 5 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuerpflicht entstanden ist.
• Einwilligung in Wartungserinnerungen: bis zum Widerruf. Der Einwilligungsnachweis mit Datum, Kanal und Textversion kann auch danach bis zur Verjährung möglicher Ansprüche zu Nachweiszwecken aufbewahrt werden.
• Server- und Sicherheitsprotokolle mit IP-Adresse, Zeitpunkt und angeforderter Seite: begrenzte Aufbewahrung nach den Einstellungen des Hosting-Anbieters. Wir speichern diese Protokolle nicht gesondert und nutzen sie nur zur Untersuchung eines Sicherheitsvorfalls.

9. Ihre Rechte und Anträge

Sie haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Richten Sie Ihren Antrag an info@hydraterm.com und nennen Sie Ihren Namen sowie die bisher verwendeten Kontaktdaten. Nur bei begründeten Zweifeln an der Identität können wir zusätzliche, zur Identitätsprüfung erforderliche Angaben verlangen. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats.

Sie können sich außerdem bei der polnischen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO, uodo.gov.pl.

10. Cookies

Beim ersten Besuch fragen wir Ihre Cookie-Präferenzen ab. Sie können diese jederzeit über Cookie-Einstellungen am Seitenende ändern.

Derzeit werden keine Statistik- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Wird später ein solches Werkzeug, beispielsweise zur Besucherstatistik, ergänzt, wird es nur mit Ihrer Zustimmung aktiviert und diese Tabelle aktualisiert.

11. Änderungen

Bei Bedarf können wir diese Erklärung aktualisieren. Die aktuelle Fassung wird stets auf dieser Seite veröffentlicht.