Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: październik 2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem tej strony jest HYDRATERM (Kraków, Małopolska, Polska).

• E-mail: info@hydraterm.com
• Telefon / WhatsApp: +48 516 488 829

Tymi kanałami można kierować do nas wszelkie pytania i wnioski dotyczące danych osobowych.

2. Jakie dane zbieramy?

• Formularz wyceny i kontaktu: imię i nazwisko, telefon, e-mail, miasto / kod pocztowy, typ i powierzchnia budynku, rodzaj zgłoszenia, przy zgłoszeniach serwisowych marka / model urządzenia i informacje o usterce, opis potrzeb, preferowany kanał odpowiedzi oraz dobrowolna zgoda na przypomnienia o konserwacji.
• Konto klienta (Moje konto): imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, hasło (przechowywane wyłącznie w zabezpieczonej postaci), zgłoszenia, wiadomości, przesłane zdjęcia, filmy, pliki PDF i plany oraz proponowane i potwierdzone terminy wizyt.
• Dokumentacja urządzeń i serwisu: zapisane dla Państwa przez HYDRATERM informacje o urządzeniu / instalacji (typ, marka, model, numer seryjny, miejsce montażu), raporty serwisowe, pomiary, użyte części, zdjęcia i terminy przeglądów. Dokumentacja jest widoczna wyłącznie na Państwa koncie oraz dla HYDRATERM; wewnętrzne notatki HYDRATERM nie są udostępniane klientowi.
• Asystenci doboru: podane dane budynku, takie jak powierzchnia, izolacja czy rodzaj okien, są przetwarzane do obliczeń wyłącznie w Państwa przeglądarce. Nie są nam przekazywane, dopóki nie zostanie naciśnięty przycisk „Wyślij wynik” lub „WhatsApp”.
• Treści przesyłane e-mailem lub przez WhatsApp: wiadomości, zdjęcia, plany i dokumenty.
• Dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce, czas wizyty i niezbędne pliki cookie.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez imienia i co najmniej jednej formy kontaktu nie możemy odpowiedzieć na zgłoszenie.

3. Cele i podstawy prawne

• Odpowiedź na zgłoszenie, zaplanowanie wizji lokalnej i przygotowanie oferty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania przed zawarciem umowy).
• Realizacja montażu, serwisu i konserwacji (art. 6 ust. 1 lit. b).
• Obowiązki prawne, na przykład dokumentacja księgowa i podatkowa (art. 6 ust. 1 lit. c).
• Bezpieczeństwo strony, zapobieganie nadużyciom i ochrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f: prawnie uzasadniony interes).
• Przesyłanie e-mailem przypomnień o okresowej konserwacji, jeżeli zaznaczyli Państwo oddzielną opcję w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a: zgoda oraz uprzednia zgoda wymagana przez polskie przepisy o komunikacji elektronicznej). Zgoda jest dobrowolna, nie wpływa na możliwość uzyskania oferty i może być wycofana w dowolnym momencie. Zapisujemy datę i wersję treści zgody. Nie wysyłamy przypomnień SMS-em ani przez WhatsApp. Nie wykorzystujemy tej zgody do reklamy ani kampanii promocyjnych.

Automatyczne obliczenia wstępne

Asystenci doboru automatycznie wyznaczają w przeglądarce wstępny wynik dotyczący orientacyjnej mocy i kosztów na podstawie podanych informacji. Wynik ma wyłącznie charakter informacyjny. Nie podejmujemy wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki i nie prowadzimy profilowania.

4. Zdjęcia i fotografie projektów

Przesłane zdjęcia wykorzystujemy wyłącznie do oceny istniejącej instalacji i przygotowania oferty. Przed opublikowaniem zdjęć wykonanych po realizacji jako referencji ukrywamy elementy pozwalające rozpoznać osoby, adresy lub tablice rejestracyjne. Zdjęć prywatnych domów nie publikujemy bez Państwa zgody.

5. Zdalny dostęp i inteligentne sterowanie

Na Państwa prośbę możemy uzyskać dostęp do pompy ciepła, klimatyzacji lub kotła przez aplikację producenta, na przykład myVAILLANT lub Lambda Smart Control, na potrzeby montażu lub serwisu. Korzystamy z niego wyłącznie przy uruchomieniu, regulacji i diagnostyce usterek. Na żądanie usuwamy uprawnienia; mogą je Państwo również samodzielnie cofnąć w aplikacji. Dane w tych aplikacjach podlegają zasadom prywatności odpowiedniego producenta.

6. Komu udostępniamy dane?

Nie sprzedajemy danych. Udostępniamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług następującym odbiorcom:

• Dostawcom hostingu strony i poczty elektronicznej, działającym jako podmioty przetwarzające.
• WhatsApp (Meta Platforms): wiadomości przesyłane przez WhatsApp podlegają własnym warunkom tej usługi.
• Opinie Google: ocena i opinie wyświetlane na stronie głównej są pobierane z Google przez nasz serwer; podczas wizyty przeglądarka nie łączy się z Google. Kliknięcie „Zobacz wszystkie opinie” lub „Napisz opinię” otwiera stronę Google, gdzie obowiązują zasady prywatności Google.
• Producentom urządzeń lub autoryzowanym serwisom, gdy wymaga tego zlecenie, na przykład przy rejestracji gwarancji i uruchomieniu.
• Właściwym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

7. Przekazywanie poza UE

Nie przekazujemy samodzielnie danych otrzymanych przez formularze i e-mail odbiorcy spoza UE. Czcionki strony są pobierane z naszego serwera; otwarcie strony nie nawiązuje połączeń z podmiotami trzecimi, takimi jak Google. Jeśli wybiorą Państwo kontakt przez WhatsApp, wiadomość jest przetwarzana przez Meta i obowiązują zasady prywatności oraz zabezpieczenia transferów stosowane przez Meta. Informacje o lokalizacji serwerów dostawcy hostingu i poczty można uzyskać, kontaktując się z nami.

8. Okresy przechowywania

• Zapytania ofertowe, które nie prowadzą do zawarcia umowy: maksymalnie 12 miesięcy.
• Konto klienta: do jego usunięcia przez Państwa. Konto można usunąć w dowolnym momencie w sekcji „Moje konto → Mój profil”. Wraz z kontem natychmiast usuwane są zgłoszenia, wiadomości, dokumentacja urządzeń, raporty serwisowe i wszystkie pliki na stronie. Aby zachować raporty, należy je wcześniej pobrać przez „Zapisz jako PDF”. Konta, których adres e-mail nie zostanie potwierdzony w ciągu 7 dni, są automatycznie usuwane.
• Dokumentacja po usunięciu konta: jeżeli wykonano dla Państwa usługę, faktury i dokumentacja umowy są przechowywane w ewidencji księgowej, a nie na stronie, wyłącznie przez wskazane ustawowe okresy w celu realizacji obowiązków prawnych i ochrony przed możliwymi roszczeniami. Kopie pozostające w kopiach zapasowych serwera są usuwane w regularnym cyklu ich odnawiania i nie są w tym czasie używane do innych celów.
• Pliki przesłane na etapie wyceny i zgłoszenia: automatyczne usunięcie 12 miesięcy po zakończeniu lub anulowaniu zgłoszenia.
• Historia serwisowa, obejmująca dokumentację urządzeń, raporty i powiązane zdjęcia oraz dokumenty: 5 lat od ostatniej usługi dotyczącej urządzenia, a następnie automatyczne usunięcie. Celem jest prowadzenie dla Państwa historii konserwacji i napraw.
• Miejsce przechowywania plików: niepubliczny folder na naszym serwerze, dostępny wyłącznie dla Państwa i HYDRATERM.
• Powiadomienia o wizytach i przypomnienia: wiadomości o terminie oraz przypomnienie 1 dzień przed wizytą są przesyłane e-mailem jako część usługi.
• Dokumentacja umów, serwisu i gwarancji: przez okres umowy oraz odpowiedni okres gwarancji / dochodzenia roszczeń.
• Faktury i dokumentacja księgowa: zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Zgoda na przypomnienia o konserwacji: do jej wycofania. Dowód zgody, obejmujący datę, kanał i wersję treści, może być przechowywany także po wycofaniu do przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Logi serwera i bezpieczeństwa, obejmujące adres IP, czas i żądaną stronę: przez ograniczony okres zgodnie z ustawieniami dostawcy hostingu. Nie przechowujemy ich oddzielnie i korzystamy z nich wyłącznie, gdy konieczne jest zbadanie incydentu bezpieczeństwa.

9. Państwa prawa i składanie wniosków

Przysługują Państwu prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wniosek można przesłać na adres info@hydraterm.com, podając imię i nazwisko oraz używane wcześniej dane kontaktowe. Dodatkowych informacji do weryfikacji tożsamości możemy wymagać wyłącznie w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy i jedynie w niezbędnym zakresie. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu 1 miesiąca.

Mogą Państwo także wnieść skargę do polskiego organu ochrony danych: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO, uodo.gov.pl.

10. Pliki cookie

Podczas pierwszej wizyty pytamy o preferencje dotyczące plików cookie. Można je zmienić w dowolnym momencie przez Ustawienia plików cookie na dole strony.

Obecnie nie korzystamy z plików cookie do statystyk ani marketingu. Jeżeli w przyszłości dodamy takie narzędzie, na przykład statystyki odwiedzin, zostanie włączone wyłącznie po uzyskaniu zgody, a tabela będzie zaktualizowana.

11. Zmiany

W razie potrzeby możemy aktualizować tę politykę. Aktualna treść jest zawsze publikowana na tej stronie.